– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .
Путевой лист несет в себе несколько функций:
- Отслеживается маршрут работника.
- Производится расчет зарплаты водителя.
- Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.
Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)
Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.
В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.
Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.
Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.
На обратной стороне документа путевого следствия (форма 3) указывается подробный маршрут: водитель пишет, куда он ездил в течение рабочего дня, фиксирует время приезда и отъезда, а также расстояние в километрах.
Сотрудник бухгалтерии, получив заполненный путевой лист по форме 3, правильно рассчитает списание ГСМ и начисляет в соответствии с указанными показателями. Записи, которые внесены в путевой лист, могут быть применены для составления акта контрольного замера топлива.
Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.
Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).
На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.
В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. В основном используется типовая межотраслевая форма №3, утвержденная Госкомстатом.
Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.
При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива.
Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах.
При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.
Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Рассмотрим подробнее, как заполнять путевой лист.
Заполнение лицевой стороны
Вверху проставляется штамп компании, ниже проставляются номер (при необходимости серия) и дата документа.
В следующей графе надо указать название компании, ее адрес и телефон. Здесь же отражается код регистрации фирмы в органах статистики ().
После этого диспетчер заполняет марку автомобиля, его государственный номер, инвентарный гаражный идентификатор.
В соответствующей строке записывается Ф.И.О. водителя, табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, если есть - класс.
Следующий раздел путевого листа заполняется, если предприятие является специализированным, например, такси. Для таких фирм требуется оформление лицензионных карточек, их реквизиты нужно вписывать сюда.
Диспетчер определяет задание водителю, и указывает точный адрес подачи автомобиля. После этого специалист визирует документ и передает его шоферу.
Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф.И.О. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.
Работник во время заправки отражает количество заправленного топлива, его марку. Рядом с литражом может расписываться в подтверждение сотрудник станции.
Диспетчер указывает фактическую дату и время возвращения в гараж, при необходимости делая отметку о простоях, опозданиях и т.д.
При возвращении водитель сдает машину механику, который проверяет ее состояние, отмечает остаток в баке на конец рабочего дня и счетчик пробега. Подтверждая получение автомобиля, технический специалист ставит свою подпись, а сдающий ее шофер – свою.
Заполнение оборотной стороны
На оборотной стороне документа водитель собственноручно заполняет информацию о процессе выполнения своего служебного задания, указывая места выезда и назначения с расшифровкой периода времени и пройденного километража. При работе с третьими лицами, они могут расписываться в выполнении шофером задания напротив его записей.
В нижней части документа диспетчер рассчитывает общее количество отработанных за день часов и километраж по спидометру. В зависимости от применяемой системы оплаты труда она определяет зарплату работнику и передает путевой лист после фиксации в журнале регистрации в бухгалтерию. Правильность расчетов счетный работник подтверждает своей подписью.
Путевой лист образец заполнения можно посмотреть ниже.
Нюансы
Правильность оформления данного документа очень важна, для включения затрат на топливо в расходы для целей налогообложения. Именно он является основным документом, который запрашивают инспекторы во время проверки.
Для многих предприятий на путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров.
- Общая информация
- Порядок применения
- Ссылки на скачивание чистого бланка и образца заполнения формы
- Ссылки на публикации по вопросам применения формы
Каким субъектом применяется
Применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
По данному вопросу существуют две точки зрения: 1) путевой лист применяется всеми организациями, у которых есть легковой автотранспорт, в том числе служебный; 2) путевой лист применяется только специализированными организациями, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности.
Первая точка зрения широко применялась УФНС России по г. Москве в 2005 г. Вторая точка зрения в последнее время имеет все большее распространение благодаря позиции Минфина России, арбитражных судов, а также более поздним (после 2005 г.) разъяснениям УФНС России по г. Москве.
Сколько экземпляров составляется
Составляется в одном экземпляре.
Кем из работников составляется
Выписывается диспетчером или уполномоченным лицом.
Показатели работы автомобиля заполняются водителем.
Расчет осуществляет уполномоченное лицо или диспетчер.
Что подтверждает
Во-первых, является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта.
Во-вторых, является основанием для начисления заработной платы водителю.
Порядок применения
Путевой лист легкового автомобиля выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Во время работы водителя путевой лист находится с ним. Информация о пути и времени следования заполняется также водителем.
Механик подтверждает факт выхода и возврата автомобиля.
Завершает оформление путевого листа диспетчер или уполномоченное лицо.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Место хранения
Путевой лист хранится в бухгалтерии организации.
Какие дополнительные документы составляются при выписке путевого листа
При составлении путевого листа заполняется соответствующая строка журнала учета движения путевых листов (форма N 8).
Арбитражная практика
Арбитражная практика по налоговым спорам
1. Затраты на содержание служебных автомобилей учитываются у неспециализированных организаций вне зависимости от наличия у них путевого листа, составленного по унифицированной форме N 3, так как данная форма является обязательной только для автотранспортных организаций (Постановления ФАС МО от 11.05.2007 (14.05.2007) N КА-А40/2612-07 и от 19.03.2007 (26.03.2007) N КА-А40/1804-07).
Инспекция считает, что общество неправомерно, без подтверждения надлежащим образом оформленными документами, включило в состав расходов при налогообложении прибыли затраты на горюче-смазочные материалы по служебным автомобилям.
При проверке доказательств судами установлено несоответствие вывода налогового органа фактическим обстоятельствам, поскольку затраты общества на приобретение ГСМ за 2003 - 2005 гг. подтверждены кассовыми чеками, авансовыми отчетами о расходовании полученных денежных средств, составленными водителями (в 2003 - ноябре 2004 гг.), ГСМ приобретались водителями за наличный расчет; расходы за ноябрь 2004 - 2005 гг., когда ГСМ приобретались на основании договора поставки от 01.11.2004 N 0-46/2004, подтверждены актами приема-передачи ГСМ, платежными поручениями на оплату ГСМ. Поскольку ГСМ приобретались непосредственно водителями общества у третьих лиц, а не выдавались обществом, последним не составлялись накладные на выдачу ГСМ и приходные ордера.
Кроме того, обществом применялась специально разработанная и утвержденная Приказом генерального директора от 01.07.2002 N 1-л форма путевого листа, в которой отражались необходимые учетные данные для определения затрат на ГСМ.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, на несоответствие которой путевых листов заявителя указывает инспекция, разработана для автотранспортных организаций (к каковым заявитель не относится) в целях учета работы автотранспортных средств и для начисления заработной платы водителям и имеет рекомендательный, а не обязательный характер, что подтверждается разъяснениями, содержащимися в Письмах Департамента налоговой и таможенной политики при Минфине России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327,от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 и от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23.
При таких обстоятельствах на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, с учетом производственной цели приобретаемых ГСМ, суды сделали правильный вывод о том, что общество правомерно включило стоимость ГСМ в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.
2. При использовании работниками организации, не являющимися водителями, служебного автотранспорта для производственных целей составление путевого листа по унифицированной форме N 3 не является обязательным, так как данная форма предназначена для автотранспортных организаций, а начисление заработной платы этим работникам осуществляется не в связи с выполнением поездок на автомобиле, а по иным основаниям (Постановление ФАС СЗО от 05.04.2004 N А56-22408/03).
По мнению налоговой инспекции, общество неправомерно отнесло на себестоимость продукции затраты по приобретению бензина, поскольку путевые листы легковых автомобилей, представленные обществом, в нарушение п. 2 Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Указания), оформлены не на каждый день, а по итогам месяца и не содержат всех необходимых реквизитов.
Суды, удовлетворяя требования общества, подтвердили правомерность действий налогоплательщика, и кассационная инстанция считает такое решение судов законным.
Необходимым условием для отнесения затрат на горюче-смазочные материалы на себестоимость продукции (работ, услуг) является наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы затрат на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля. Такими документами, как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных горюче-смазочных материалов.
Как видно из материалов дела, путевые листы, на основании которых общество относило на себестоимость услуг расходы по приобретению бензина, оформлены надлежащим образом.
Суд кассационной инстанции отклоняет как необоснованный довод налогового органа о нарушении обществом п. 2 Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, поскольку составленные обществом путевые листы легковых автомобилей оформлены не за каждый день или смену, а за месяц.
В соответствии с указанным Постановлением путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового транспорта и основанием для начисления заработной платы. В данном случае работники общества, использующие автомобили исключительно для нужд общества, водителями не являются, заработная плата начисляется им по иным основаниям. Утвержденная форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами.
Суды первой и апелляционной инстанций на основе анализа документов признали доказанными в установленном порядке расходы общества по эксплуатации автомобилей.
Эти расходы подтверждены счетами-фактурами, авансовыми платежами, счетами, платежными поручениями на оплату горюче-смазочных материалов, чеками и ведомостями автозаправочных станций, договорами на продажу нефтепродуктов.
Производственный характер данных расходов обоснован приказами о порядке и условиях предоставления служебных автомобилей работникам общества в производственных целях, согласно которым автотранспорт предоставлялся только тем работникам, работа которых носит разъездной характер, а также приказами о порядке использования автомобилей общества, закрепившими "Политику по служебным автомобилям", где установлены правила предоставления и использования автомобилей общества в производственных целях и запрещено использование автотранспорта в личных целях.
3. Индивидуальный предприниматель, эксплуатирующий автотранспортное средство, вправе подтверждать расходы на приобретение ГСМ путевыми листами унифицированной формы N 3.
Отсутствие путевых листов по формам N N ПЛ-1 и ПГ-1, утвержденным Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 N 68, само по себе не является основанием для отказа в учете затрат (Постановление ФАС ВСО от 11.09.2007 N А19-2439/07-33-Ф02-5298/07).
Основанием для дополнительного начисления налога явилось необоснованное, по мнению налоговой инспекции, отнесение к расходам затрат на покупку горюче-смазочных материалов.
Удовлетворяя заявленные требования предпринимателя в части отнесения к расходам затрат на покупку горюче-смазочных материалов, суд указал, что, поскольку налогоплательщиком представлены кассовые чеки автозаправочных станций и путевые листы, указанные затраты обоснованно отнесены к расходам в целях налогообложения доходов физических лиц.
Указанный вывод арбитражного суда первой инстанции является правильным.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Налогоплательщиком представлены на налоговую проверку и в материалы дела путевые листы легкового автомобиля типовой межотраслевой формы N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Судом установлено, что представленные предпринимателем документы содержат все необходимые реквизиты и данные, подтверждающие использование ГСМ в предпринимательской деятельности налогоплательщика.
Ссылка заявителя кассационной жалобы на несоответствие представленных налогоплательщиком документов (путевых листов и учтенных листов тракториста-машиниста) положениям Приказа Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте", принятого в целях обеспечения безопасного функционирования автомобильного транспорта, обоснованно не принята судом при рассмотрении дела как не опровергающая факт несения расходов и их связь с предпринимательской деятельностью налогоплательщика.
В соответствии с ч. 1 ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений. Обязанность доказывания обстоятельств, послуживших основанием для принятия государственными органами, органами местного самоуправления, иными органами, должностными лицами оспариваемых актов, решений, совершения действий (бездействия), возлагается на соответствующие орган или должностное лицо.
Налоговой инспекцией ни в ходе проверки, ни при рассмотрении дела в суде не были представлены какие-либо доказательства недостоверности отраженных в представленных налогоплательщиком учетных документах данных, несоответствия этих данных нормам расхода ГСМ, отсутствия связи их с деятельностью предпринимателя.
Комментарии официальных органов
1. Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129
Вопрос : Организация не оказывает транспортных услуг. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого листа:
можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц?
можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?
Ответ : Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее. [...]
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, по нашему мнению, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
2. Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117
Вопрос : На балансе организации числится автомобиль, на котором ездит генеральный директор. Затраты на бензин он оплачивает за счет собственных средств (чеки в бухгалтерию не представляются), и налоговую базу по налогу на прибыль организация на данные расходы не уменьшает. Можно ли в этом случае суммы амортизации, которые начисляются по автотранспортному средству, относить в расходы, учитываемые при расчете налогооблагаемой прибыли? Могут ли путевые листы, заполненные с указанием пробега и мест назначения поездок (но без указания затрат на бензин), служить доказательством того, что автомобиль используется в производственных и управленческих целях?
Ответ : [...] Что касается вопроса порядка применения путевых листов легкового автомобиля, сообщаем следующее.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253
Вопрос : Вправе ли организация, не осуществляющая транспортных перевозок, в целях учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) при определении налоговой базы по налогу на прибыль использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа?
Ответ : [...] Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, установлены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то, для того чтобы принять этот документ к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей. Данные формы в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями.
Что касается остальных организаций, то согласно Письму Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В указанной форме необходимо отразить все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:
Наименование документа;
Дату составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Согласно указанному Письму Минфина России путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ.
Учтите: если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике.
Таким образом, организация, не относящаяся к специализированным либо автотранспортным, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, содержащую все перечисленные выше показатели и зафиксированную в учетной политике на соответствующий налоговый период.
4. Письмо УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N 20-12/53147
Вопрос : Необходимо ли организации в целях налогообложения прибыли использовать унифицированную форму "Путевой лист легкового автомобиля" для подтверждения экономической обоснованности произведенных расходов по эксплуатации автомобиля?
Ответ : [...] Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78) утвержден путевой лист легкового автомобиля (форма N 3).
В соответствии с п. 2 Постановления N 78 путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям.
Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности информацию о расходе горюче-смазочных материалов.
Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов (расход горючего исходя из марки горючего, нормы расходования и фактический расход) утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае - путевого листа легкового автомобиля) может привести к искажению необходимой для бухгалтерского и налогового учета информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, который используется организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании топлива и ГСМ в производственных целях.
Основными показателями для определения количества израсходованного топлива (ГСМ), затраты на приобретение которого подлежат учету в целях налогообложения прибыли, являются:
Реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;
Фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;
Фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;
Нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).
Следовательно, расходы могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. Таким документом, наиболее полно отражающим указанные данные, является путевой лист автомобиля.
5. Письмо Федеральной службы госстатистики от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 "О порядке применения путевых листов легкового автомобиля"
Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 2 ст. 9) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
Согласно Указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой (Федеральный закон "О бухгалтерском учете" и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Деятельность многих организаций невозможно осуществлять без использования транспорта, который требует немалых расходов на ремонт и техническое обслуживание.
Для каждой статьи затрат в любой конторе обязательно будет нужно документальное подтверждение. Для того чтобы обосновать расходы, которые возникли при эксплуатации служебного автомобиля, потребуется оформить путевой лист для легкового автомоблия. Форма этого документа была утверждена российским Правительством еще в 1997 году.
Каждой организации, занимающейся грузо- и пассажирскими перевозками, обязательно надлежит иметь путевой лист на транспортные средства. Он необходим и для того, чтобы уменьшить налоги, выплачиваемые на автомобиль.
Для чего нужен путевой лист
Путевой лист – это документ, который имеет специальную утвержденную форму № 3 и оформляется по специальным правилам, которые указаны в перечне о порядке выполнения расчетов за перевозки легковым транспортом. В зависимости от типа транспортного средства бланки документа заполняются по-разному.
Для правильного учета транспортных автоперевозок потребуется ведение журнала учета путевых листов с утвержденным перечнем № 8. Путевые листы регистрируются в журнале, затем диспетчер записывает номер и дату выдачи документа, ставит свою подпись напротив каждого из них.
При использовании грузового транспорта необходимо оформить товарно-транспортную накладную и заполнить путевой лист по форме № 4.
Согласно приказу Минтранса России № 68 от 2000 года все предприятия должны оформлять путевые листы при осуществлении транспортных перевозок.
Для этого используются формы:
- ПЛ-1 (легковые автомобили).
- ПГ-1 (грузовой транспорт).
- ПА-1 (автобус).
Оформление путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист является чрезвычайно важным документом для легкового авто. Только он дает письменную гарантию того, что автомобиль находится в исправном состоянии. Также он может потребоваться для оформления финансовой отчетности в государственном учреждении или для индивидуального предпринимателя, на которого работает владелец автомобиля.
Информация в путевом листе показывает затраты на топливо, которые оказывают влияние на сумму налога. Документ должен быть заполнен механиком или диспетчером. Затем оформленный путевой лист выдается водителю транспортного средства.
На каждый рабочий день должен выписываться новый документ. Если же сотрудника отправляют в командировку на служебном автомобиле, то и путевой лист предоставляется на определенное число дней.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Путевой лист выдается водителю (сотруднику определенного предприятия) еще до начала рабочего дня. Документу присваивается определенный номер и серия, а также проставляется дата. Водитель должен в нем расписаться.
В путевом листе указывают конкретную марку автомобиля, основываясь на ПТС. Также указывается государственный знак. Табельный номер учреждения или фирмы и инициалы водителя должны быть включены в путевой лист. В другой графе указывают номер водительского удостоверения.
В путевом листе присутствует графа с наименованием «технически исправен». В ней прописывается значение спидометра, но только после того, как легковой автомобиль будет проверен механиком. Мастер должен поставить свою подпись, тем самым подтвердив исправность автомобиля. Если на машине осуществляются лицензированные виды перевозок, обязательно потребуется заполнить строчки о лицензионной карточке.
Каждый водитель перед поездкой получает определенное письменное задание, в котором указывается наименование организации, владеющей данным транспортным средством. В листе указывается конкретное время, когда водитель выехал из гаража. Марка топлива, код и литраж – это данные, которые следует прописать на лицевой стороне бланка путевого лица.
Для остатка топлива существует специальная графа. Эта информация вносится в путевой лист только в конце рабочего дня. Расход по норме просчитывается, исходя из показаний пробега. После указания этих данных будет наглядно виден перерасход горючего или его экономия. На документе ставится печать предприятия, владеющего легковым автомобилем.
После заполнения лицевой стороны путевого листа можно перейти к обратной. Там указываются данные, которые касаются бухгалтерского учета. В разделе «Результат работы автомобиля за смену» необходимо написать сумму заработной платы. Если она рассчитывается по часам, указываются отработанные часы и общий результат в специальной ячейке. Если оплата сдельная, сначала необходимо просчитать километраж.
Выше графы о заработной плате находится специальная таблица, куда вносят адреса пунктов отправки и прибытия транспорта, время, которое было потрачено на переезд. Графа «код заказчика» заполняется только в том случае, когда транспортное средство используется для обслуживания сторонних заказчиков.
Видео: как заполнить путевой лист для легкового автомобиля
Некоторые организации разрабатывают собственные бланки для оформления первичной документации. Только бюджетные и транспортные организации обязаны использовать унифицированный путевой лист по форме № 3.
